Документы необходимые для заключения трудового договора

Наши юристы подготовили развернутую информацию на тему "Документы необходимые для заключения трудового договора" Собрали исчерпывающие материалы чтобы разъяснить всю суть вопроса. Если остались дополнительные вопросы, Вы можете задать их нашему консультанту.

Документы при приёме на работу

Устраиваясь на работу, человек несет с собой не только багаж знаний, умений и надежд, но и определенные документальные подтверждения своей личности, компетентности и законопослушности. Проходя процедуру официального трудоустройства, нужно уделить внимание документальной стороне процесса. Законодательно предусмотрен определенный перечень документов, которые должны быть на руках у каждого соискателя при установлении трудовых отношений. На практике этот перечень обычно дополнительно расширяется за счет требований работодателя.

Рассмотрим, какие бумаги при заключении трудового договора обязательны, а относительно требования каких можно поспорить, и стоит ли это делать.

Документы при приёме на работу

Устраиваясь на работу, человек несет с собой не только багаж знаний, умений и надежд, но и определенные документальные подтверждения своей личности, компетентности и законопослушности. Проходя процедуру официального трудоустройства, нужно уделить внимание документальной стороне процесса. Законодательно предусмотрен определенный перечень документов, которые должны быть на руках у каждого соискателя при установлении трудовых отношений. На практике этот перечень обычно дополнительно расширяется за счет требований работодателя.

Рассмотрим, какие бумаги при заключении трудового договора обязательны, а относительно требования каких можно поспорить, и стоит ли это делать.

Документы для заключения трудового договора

При трудоустройстве необходимо объяснить важность предоставления тех или иных обязательных документов для заключения трудового соглашения. Руководство не имеет права требовать больше установленного законом предъявляемого минимума — только с согласия самого работника или при установленном законом порядке. Работник не обязан писать дополнительные заявления о приеме на работу. Все необходимые кадровые правила, определение должностных обязанностей, установка режима труда, отражены в основном нормативном акте – трудовом договоре. Трудовой кодекс РФ (статья 65) определяет следующие предоставляемые документы:

  • Документ, подтверждающий личность, вступающего в должность человека (паспорт, в редких случаях другой документ).
  • Пенсионное свидетельство. Если таковое отсутствует, работодатель обязан самостоятельно обратиться в налоговую инспекцию для оформления СНИЛС.
  • Трудовая книжка. В случаях, когда у работника не было официального стажа и трудовой книжки, работодатель оформляет ее и делает первые записи.

При необходимости подтверждения квалификации, если этого требует должность или особенности работы, запрашивается следующий дополнительный пакет документов:

  • медицинская книжка;
  • документ воинского учета;
  • диплом/аттестат;
  • справку об отсутствии/наличии судимостей;
  • документ, свидетельствующий о переподготовке, прохождении курсов повышения квалификации, дополнительном образовании;
  •  2-НДФЛ – справка о доходах с предыдущего места работы, если работник не устраивается впервые;
  • пенсионное удостоверение.

В отдельных случаях у работника запрашивается дополнительный список документов. Они необходимы для правомерности предоставления социальных льгот, компенсаций, особых условий, гарантий. К таким документам относят:

  • Справку о составе семьи. Необходима для предоставления гарантий, связанных с семейным положением.Документ, удостоверяющий беременность женщины, а также возраст имеющихся детей. Дает возможность претендовать на получение льгот, компенсаций, установленных законодательством.
  • Документы, подтверждающие право на государственные льготы, выплаты, компенсации (ученая степень, почетное звание, инвалидность, донорство, участие в ликвидации ЧАЭС и подобные).
  • Документ о состоянии здоровья. Предоставляется в том случае, если законодательно работник определенной сферы обязан пройти предварительный и периодические медосмотры.

Запрос у работника дополнительного перечня документов должен быть аргументирован исходя из федеральных законов, указов Президента РФ и постановлений Правительства РФ. Список перечислен в ТК РФ. Так работники, чья непосредственная деятельность связана с производством, хранением, транспортировкой, продажей продуктов, употребляемых в пищу, обязаны перед трудоустройством пройти медицинскую комиссию, и предоставить результаты в соответствии с приказом РПН от 20.05.2005 №402. А для прохождения альтернативной службы необходимо предоставление военного билета.

Важно! В любых других случаях, не регламентированных законом, сбор дополнительных сведений о работнике без его согласия запрещен. Только с целью уточнения данных и предоставления дополнительных льгот (многодетные семьи, уход за инвалидом, опека, ученое звание и т.д.) работодатель может предложить работнику представить документы, но в обязательном порядке это делать воспрещается.

При заключении договора у будущего сотрудника организации временно изымаются необходимые документы для проверки данных и их занесения в нормативные акты. После этого все предоставленные бумаги возвращаются владельцу кроме трудовой книжки. Последняя остается у работодателя в целях внесения необходимых записей (повышение, увольнение, переквалификация и т.д.) Если работник предоставил подложные документы, то дело передается правоохранительным органам.

Документы, необходимые при поступлении на работу по ТК РФ

Трудовой кодекс РФ в ст. 65 дает перечисление документов, которые обязательны к предъявлению лицом, устраивающимся на официальную работу. К ним относятся следующие бумаги.

  1. Документ, удостоверяющий личность соискателя. Обычно это паспорт. В законе допускается предоставление иных документов, удовлетворяющих той же цели, но не раскрывается, каких именно. На практике в качестве такого удостоверения могут служить документы, содержащие фотографию владельца и основные сведения о нем:
    • заграничный паспорт – примут у иностранных граждан или нерезидентов России;
    • свидетельство о рождении – если по каким-либо причинам трудоустраивается ребенок до 14 лет;
    • военный билет – для военных, начиная со звания прапорщика или мичмана;
    • удостоверение беженца – для людей, утративших документы в результате общественных катаклизмов, которые получили документ иммигранта путем ходатайства о признании беженцем;
    • справка об освобождении из мест заключения – если трудоустраивается работник, вышедший после тюремного срока;
    • свидетельство, что в России предъявителю предоставлено временное убежище;
    • водительские права – в некоторых случаях могут заменить паспорт.
    • ВАЖНО! Из всего перечня указанных в ст.65 ТК РФ документов только этот является безусловно необходимым при устройстве на работу. Его отсутствие – абсолютная причина для отказа в трудоустройстве. Все остальные документы могут потребоваться при определенных обстоятельствах, а иногда можно обойтись и без них.

  2. Документ воинского учета понадобится, если соискатель является военнообязанным или подлежит призыву в ряды Вооруженных сил. Для тех, кто прошел военную службу и пребывает в запасе – это военный билет или удостоверение, выданное взамен него. Будущие призывники предъявляют удостоверение о том, что они подлежат призыву на военную службу. Если такого документа соискатель предоставить не может, ему не должны отказать в трудоустройстве по этой причине. Кадровик имеет право сделать соответствующую отметку в личном деле и проинформировать военкомат о трудоустроенном потенциальном призывнике.
  3. Эксперты поясняют, почему работодатель , если он предъявил удостоверение личности военнослужащего, а не военный билет.

  4. Документ, свидетельствующий о пройденном обучении (диплом, сертификат, свидетельство о повышении квалификации, могут попросить и лист-вкладыш с оценками). Нужен для того, чтобы подтвердить квалификацию и профессиональный уровень будущего работника, когда работа требует специальной подготовки.

    К СВЕДЕНИЮ! Работодатель имеет право для подтверждения уровня, указанного в предоставленных документах, назначить сотруднику испытательный срок или дополнительную аттестацию и принимать решение о трудоустройстве, исходя из результатов.

  5. Трудовая книжка. Нужна, если человек меняет работу. Трудовой книжки может не быть на руках, если:
    • это первое официальное трудоустройство гражданина;
    • человек устраивается на работу по совместительству;
    • трудовая книжка утеряна или повреждена.
  6. Какие документы нужны при заключении трудового договора с ?

  7. Карточка СНИЛС – свидетельство, содержащее номер СНИЛС, если человек зарегистрирован в системе пенсионного страхования. В отдельных случаях предоставить ее не получится:
    • СНИЛС ранее не оформлялся (человек официально нигде не работал);
    • карточка утрачена;
    • со времени выпуска карточки изменились персональные данные (фамилия).

ВАЖНО! Законодательство РФ ЗАПРЕЩАЕТ требовать от устраивающегося на работу лица любые дополнительные документы.

Документы для трудового договора – нормативные требования

Трудовым законодательством утвержден определенный список документации, требуемой от физлица при приеме на работу (стат. 65 ТК РФ). Речь идет об основных формах, подтверждающих личность соискателя, его стаж занятости, опыт, образование, квалификацию. Дополнительно в целях исчисления страховых взносов и НДФЛ предъявляются данные по номеру СНИЛС, справки о доходах и т.д.

Документы, необходимые для заключения трудового договора:

  • Паспорт физлица или иной, удостоверяющий личность, документ.
  • Трудовая книжка – не предъявляется лицами, зачисляемыми в штат организации на должность по совместительству. Лицам, устраивающимся на работу впервые, книжку оформляет работодатель.
  • СНИЛС – страховое свидетельство с данными о личном страховом счете в ПФР не предъявляется лицами, устраивающимися на работу впервые или если документа нет. Форма будет оформлена работодателем в процессе занятости.
  • Военный билет или же иной вид военно-учетного документа – предоставляется только военнообязанными физлицами.
  • Образовательные дипломы об обучении, о наличии специальных и/или квалификационных знаниях – предоставляются по запросу предприятия при приеме на должность, требующую от специалиста наличия определенного уровня образования или квалификации.
  • Форма об отсутствии либо наличии у физлица судимости (уголовного преследования) – справка предоставляется при приеме на определенные виды работ.
  • Форма об отсутствии или наличия факта привлечения к административным санкциям за употребление опасных психотропных или наркотических веществ – справка предоставляется только при трудоустройстве на определенные должности.

Прочие документы, необходимые для заключения трудового договора

Иногда кадровик может попросить принести и другие документы с учетом специфики деятельности бизнеса и особенностей ведения учета. При этом нужно согласие сотрудника -требовать дополнительные формы в одностороннем порядке работодатель не вправе. К таким документам относятся:

  • ИНН – номер нужен бухгалтеру предприятия для ведения учета в части выплаченных сотруднику доходов и предоставленных видов вычетов,
  • данные о составе семьи – запрашиваются в целях оформления различных льгот и гарантий,
  • сведения на детей – предоставляются для подтверждения права на вычет по подоходному налогу, для оформления льгот многодетным семьям и другим нормативным основаниям,
  • документы о подтверждении состояния здоровья специалиста – запрашиваются в отношении лиц, подлежащих прохождению обязательных медосмотров,
  • фотографии – предоставляются для личного дела сотрудника, пропусков и т.д.,
  • справки 2-НДФЛ,
  • справочная форма об адресе пребывания или регистрации,
  • иные формы документов по запросу работодателя.

Какие документы для трудового договора запрашивать запрещено

Кроме обозначенных выше документов запрашивать иные формы работодатель не вправе. Данная норма закреплена Конституцией РФ в ст. 23, где защищается неприкосновенность личной тайны, семейной и частной жизни.

Следовательно, и требовать данные, связанные с этим аспектом, при устройстве на работу запрещено. Работодателю за неисполнение норм стат. 65 ТК РФ грозит административная ответственность в виде штрафов размером 30 000-50 000 руб. для юрлиц, 1000-5000 руб.

для ИП и должностных лиц (ч. 1 стат. 5. 27 КоАП РФ).

Получите доступ к демонстрационной версии ilex на 7 дней

Как с вами можно связаться?

Когда трудовой договор с иностранцем заключить нельзя

Миграционным законодательством с целью защиты национального рынка труда или по иным причинам накладывается ряд ограничений и запретов на привлечение иностранной рабочей силы. Они могут затрагивать как иностранных граждан, так и их потенциальных работодателей:

  • Ограничения и запреты для иностранных граждан.

Общее ограничение при трудоустройстве иностранца в РФ касается возраста. Нельзя заключать трудовой договор, если иностранный гражданин не достиг 18 лет (п. 4 ст. 13 Закона от 25.07.2002 № 115-ФЗ «О правовом положении иностранных граждан в РФ»). Аналогичное требование содержится в ч. 3 ст. 327.1 ТК РФ.

Иностранным работникам запрещено заниматься отдельными видами деятельности: замещать должности муниципальной службы и государственной гражданской службы (за исключением военной службы по контракту), быть членом экипажа военного корабля и т. д. — полный перечень указан в ст. 14 Закона № 115-ФЗ.

  • Ограничения и запреты для работодателей.

В отношении самого работодателя также действуют ограничения и запреты. К примеру, работодатель не вправе привлекать к труду временно пребывающих в РФ иностранцев, если у них отсутствуют специальные разрешения (п. 2 ст. 13 Закона № 115-ФЗ).

Данный запрет не действует в ряде случаев: при заключении трудового договора с иностранцами из ЕАЭС (ст. 97 Договора о ЕАЭС от 29.05.2014), безвизовыми иностранцами (подп. 1 п. 4.5 ст. 13 Закона № 115-ФЗ) и т. д.

У этого ограничения тоже есть исключения. К примеру, без учета доли можно принимать на работу иностранцев из ЕАЭС, иностранцев-высококвалифицированных специалистов и членов их семей (п. 2 ст. 13.2 Закона № 115-ФЗ). Допустимую долю иностранных работников по отдельным видам экономической деятельности ежегодно определяет Правительство РФ.

До конца 2020 года работодателям необходимо привести численность иностранных работников в соответствие с Постановлением Правительства РФ «Об установлении на 2021 год допустимой доли иностранных работников…» от 12.11.2020 № 1823.

В ст. 327.1 ТК РФ указан еще один запрет для работодателей: трудовой договор с иностранцем не может быть заключен, если по федеральным законам или международным договорам РФ работодатель не вправе привлекать иностранцев к трудовой деятельности.

Работодателю необходимо строго выполнять все ограничения и запреты миграционного законодательства, иначе придется заплатить в бюджет крупные штрафы, а деятельность может быть временно приостановлена (гл. 18 КоАП РФ).

Если все требования миграционного законодательства вы учли и уверены, что запреты не нарушаются, а ограничения соблюдаются, препятствий для оформления трудового договора с иностранцем нет.

Но важно учесть еще один существенный момент — у принимаемого на работу иностранца должен быть полный комплект документов, необходимых для заключения трудового договора. Что это за документы, расскажем далее.

Источники

  1. Кокотов, Александр Муниципальное право России / Александр Кокотов. - М.: Юрайт, 2008. - 333 c.
  2. Виктория Дмитриевна Кравец Гражданско-правовой статус публичных юридических лиц. Монография; Проспект - М., 2015. - 899 c.
  3. Гражданин и право №11/2010; Наука - Москва, 2010. - 194 c.
  4. Александр Анатольевич Мохов Российское предпринимательское право в тестах. Учебное пособие; Проспект - М., 1988. - 453 c.
  5. Кучерена А. Г. Студенты, абитуриенты, учащиеся; Юстицинформ - М., 2008. - 246 c.
Юрист Александр Сергеев/ автор статьи
ЮРИПОМОЩНИК 2021